Privacyverklaring

VDK Autoservice — versie 10 oktober 2026

1. Wie is verantwoordelijk?

VDK Autoservice is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor onze dienstverlening en website.

Industrieweg 8 D, 2404 BZ Alphen aan den Rijn
KvK-nummer: 90882792
E-mail: info@vdkautoservice.nl
Telefoon: 0172 – 55 12 84

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met ons kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

Naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.
Kenteken, voertuiggegevens, kilometerstand en onderhouds- of reparatiegegevens.
Afspraakgegevens en informatie over de gewenste werkzaamheden.
De inhoud van berichten, offertes, overeenkomsten en facturen.
Betalingsgegevens die nodig zijn voor onze administratie.
Technische gegevens die bij websitegebruik kunnen ontstaan, zoals IP-adres, browsertype en serverloggegevens.

Stuur via het contactformulier geen BSN, kopie van een identiteitsbewijs of andere gevoelige gegevens. Als voor een specifieke handeling aanvullende gegevens nodig zijn, leggen wij dit afzonderlijk uit.

3. Doelen en grondslagen

Vragen beantwoorden en offertes voorbereiden: voor het nemen van stappen op uw verzoek vóór een overeenkomst, of op basis van ons gerechtvaardigde belang om andere vragen af te handelen.
Afspraken, onderhoud, reparatie en voertuigverkoop: voor het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst.
Facturatie en fiscale administratie: voor uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen.
Klachten en rechtsvorderingen: op basis van ons gerechtvaardigde belang om klachten op te lossen en onze rechten te beschermen.
Beveiliging van de website: op basis van ons gerechtvaardigde belang om misbruik te voorkomen, met aandacht voor uw privacy.
Toestemmingsplichtige cookies en externe inhoud: op basis van uw toestemming, waar die vereist is.

Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, wegen wij dit af tegen uw belangen en rechten.

4. Online afspraken via Carsys

Onze online afsprakenplanner wordt aangeboden via Carsys. Gegevens die u daar invult, worden verwerkt voor het plannen en afhandelen van uw werkplaatsafspraak en komen in ons Carsys-softwarepakket terecht.

Vul alleen informatie in die nodig is voor uw afspraak. Raadpleeg ook de privacyinformatie die in de planner wordt aangeboden. Technische gegevens kunnen bij het laden van de planner naar de aanbieder worden verstuurd.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij verstrekken gegevens alleen wanneer dit nodig is voor de genoemde doelen of wanneer de wet dit vereist. Dit kan bijvoorbeeld gaan om leveranciers van hosting, e-mail, afspraken- en garagesoftware, onze administratieve dienstverleners en bevoegde instanties.

Waar een leverancier namens ons persoonsgegevens verwerkt, maken wij de vereiste afspraken over bescherming en gebruik van die gegevens. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

6. Externe diensten en sociale media

De website kan een Google Maps-kaart bevatten. Bij het laden daarvan kan Google technische gegevens ontvangen, waaronder uw IP-adres. Waar toestemming vereist is, hoort deze inhoud pas na uw toestemming te laden.

Onze Facebook- en TikTok-links openen een externe website. Daar geldt ook de privacyverklaring van het betreffende platform. Een gewone link is niet hetzelfde als een ingesloten socialmediawidget.

Sommige externe diensten kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Bij doorgiften waarvoor wij verantwoordelijk zijn, moeten de wettelijke voorwaarden worden nageleefd, bijvoorbeeld via een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen. U kunt ons vragen naar de gebruikte waarborgen.

7. Bewaartermijnen

Losse vragen zonder vervolgopdracht: uiterlijk twaalf maanden na afhandeling, tenzij langer bewaren nodig is voor een geschil of wettelijke verplichting.
Afspraakgegevens zonder uitgevoerde opdracht: uiterlijk twaalf maanden na de afspraak of annulering, tenzij er een andere geldige reden is om ze te bewaren.
Fiscale administratie: doorgaans zeven jaar, of langer wanneer een specifieke wettelijke bewaarplicht dat vereist.
Opdracht- en onderhoudsgegevens: zolang nodig voor uitvoering, nazorg, garantie en eventuele rechtsvorderingen. Wij beoordelen periodiek welke gegevens nog nodig zijn.
Technische loggegevens: niet langer dan nodig voor beveiliging en storingsonderzoek; de termijn hangt af van de gebruikte dienst en eventuele incidenten.

8. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Deze moeten aansluiten op de aard van de gegevens en de risico’s van de verwerking. Toegang hoort beperkt te blijven tot personen die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.

9. Uw rechten

U kunt ons verzoeken om inzage, correctie, verwijdering of beperking van uw persoonsgegevens. Waar van toepassing heeft u recht op gegevensoverdracht en kunt u bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Als een verwerking op toestemming berust, kunt u deze toestemming intrekken. Dit verandert niet de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Stuur uw verzoek naar info@vdkautoservice.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan de termijn wettelijk worden verlengd; wij informeren u daarover. Wij kunnen informatie vragen om uw identiteit zorgvuldig te controleren.

Sommige gegevens kunnen niet direct worden verwijderd, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke bewaarplicht. Als wij een verzoek niet volledig kunnen uitvoeren, leggen wij uit waarom.

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Cookies

Meer informatie over cookies en externe inhoud vindt u op onze cookiepagina.

11. Wijzigingen en contact

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening of gegevensverwerking verandert. De datum bovenaan geeft aan wanneer deze versie is opgesteld.

Vragen over privacy? Mail naar info@vdkautoservice.nl.